Arhīvi — valsts dokumentu krātuve

Arhīvu pamatfunkcijas ir juridisko personu (valsts un pašvaldību iestādes, organizācijas, uzņēmumi, sabiedriskās, kooperatīvās, konfesionālās organizācijas un citas juridiskās personas, kurās nav valsts kapitāla daļas) arhīvu dokumentu uzkrāšana, uzskaite, saglabāšana un izmantošana. Kopumā valsts arhīvu uzraudzībā 2000. gada 1. janvārī bija 4503 juridiskās personas, no tām Latvijas Valsts arhīva uzraudzībā —353 personas. 2000. gada 1. janvārī arhīvos bija nodotas 13 318 043 glabāšanas vienības.

Uzraudzība

Lielāko daļu arhīva fondu, protams, veido Valsts arhīva fondi. Arhīvā ir iestāžu arhīvu lietvedības daļa, kurā sektoru vadītāji un vecākie eksperti katrs pārzina vienu no nozarēm, piemēram, izglītības sistēmas iestādes, sociālās iestādes. Katra darbinieka pārziņā ir zināms skaits iestāžu. Viņu pienākums ir strādāt ar šo iestādi, respektīvi, būt šinī iestādē, redzēt, kā tur strādā, kā iekārtoti arhīvi, kā sakārtoti dokumenti, kā izveidota uzskaites sistēma, cik regulāri un kā dokumenti nonāk no struktūrdaļām uz arhīvu, vai sastādīta nomenklatūra, vai dokumenti aprakstīti saskaņā ar pastāvošajiem reglamentējošajiem normatīvajiem aktiem, vai tiek pildītas likuma "Par arhīviem" prasības attiecīgajā iestādē. Iestādes, ar kurām arhīvi strādā, sauc par komplektēšanas avotiem. No 4503 arhīvu uzraudzībā esošo juridisko personu arhīviem tādi ir 2035. Katram šim avotam datorā izveidota sava datne, kurā tiek rakstīta visa informācija par šo iestādi — cik dokumentu no kura laika līdz kuram tur glabājas, vai dokumenti ir aprakstīti, vai glabātave atbilst visiem nosacījumiem, kādas pārbaudes ir bijušas, vai bijuši kādi norādījumi, kā iestādei pilnveidot vai uzlabot savu darbu ar arhīvu. Pēc tam tiek vesta tā sauktā iestādes uzraudzības lieta, kurā tiek uzkrāta visa informācija, kas saistīta ar šīs iestādes arhīvu darbu. Tātad ar katru iestādi tiek strādāts individuāli.

Dokumentu uzkrāšana

Iestāžu uzraudzība nepieciešama, lai jau lietvedībā izvērtētu dokumentus un valsts glabāšanā pieņemtu dokumentus tikai ar arhīvistisku vērtību un juridisko spēku. Katrai dokumentu grupai ir noteikts glabāšanas laiks. Pēc tā iestāžu eksperti kopā ar arhīva speciālistiem sašķiro dokumentus. Ekspertīzes rezultātā tiek noteikts, kuri dokumenti glabāsies pastāvīgi, t.i., mūžīgi, kuri būs ilgtermiņa dokumenti, t.i., glabāsies līdz 75 gadiem, un kuri būs īslaicīgi, t.i., ar glabāšanas laiku no 1 līdz 10 gadiem. Pastāvīgi glabājamie dokumenti ir tā dokumentu grupa, kas vispirms nonāk iestādes arhīvā, kur tie glabājas vidēji 10 gadus. Ja pa šo laiku pilnībā zudusi iestādes vajadzība pēc šiem dokumentiem, tad eksperti kopā ar attiecīgās iestādes arhīva vadītāju formē dokumentu nodošanas — pieņemšanas aktu un dokumenti tiek nodoti valsts glabāšanā. Arhīvā katra lieta tiek rūpīgi pārbaudīta, katrs dokuments salīdzināts ar uzziņu aparātu, t.i., fondu vēsture, dokumentu apraksti, reģistrācijas žurnāli, kas tiek prasīti no iestādes reizē ar visām lietām. Kad pārbaude pabeigta un viss ir kārtībā, tad lietas tiek dezinficētas, kartonētas un nonāk glabātavās. Pēdējā gada laikā ļoti rūpīgi strādāts pie dokumentu saglabāšanas apstākļu uzlabošanas. Izstrādāta programma par vērtīgāko un biežāk lietojamo dokumentu mikrofilmēšanu, daļa dokumentu jau ir mikrofilmēta.

Dokumentu saglabāšana un pieejamības nodrošināšana

Visi dokumenti tiek apstrādāti tā, lai uzziņu sistēmā tie būtu atrodami. Dokuments tiek izvērtēts, pēc tam uzrakstīts viss par šo dokumentu. Šim nolūkam izveidotas speciālas programmas, pēc kurām dokumenti tiek apstrādāti, un automātiski veidojas uzziņu sistēma. Kad uzziņu sistēma arhīvā izveidota, tā jānodod publiskai izmantošanai. Šim nolūkam kalpo interneta iespējas. Internetā ir atrodama arhīva datu bāze, kas nemitīgi tiek papildināta un pilnveidota. Tur iespējams atrast visu to fizisko un juridisko personu dokumentu uzskaitījumu, kas ir arhīvā.

Valsts arhīvu lasītavās ikviens interesents var iepazīties ar uzkrātajiem dokumentiem un zinātnisko uzziņu sistēmu bez maksas, kā arī var saņemt arhīva izziņas. Latvijas Valsts arhīvu direkcijā izveidots Latvijas Nacionālā arhīva fonda centrālais fondu katalogs, kurā atrodama apkopojoša informācija par visos valsts arhīvos uzkrāto gandrīz 23 tūkstošu fondu dokumentu saturu un apjomu. 1999.gadā arhīvos konsultācijas saņēmuši 56 963 apmeklētāji lasītavu pakalpojumus izmantojuši 2570 pētnieku. Labākas pieejamības nodrošināšana un klientu pakalpojumu servisa uzlabošana ir arī viena no arhīvu darba prioritātēm.

Viss tikko aprakstītais process notiek ar dokumentiem, kas ienāk šinī laikā. Bet arhīvā, kā zināms, ir milzīgs daudzums jau esošās informācijas. Pilnībā tā nekad nenonāks internetā, jo tas izmaksā ļoti dārgi, un pasaulē arī nav nevienas valsts, kuras arhīvos esošā informācija tiktu pilnībā datorizēta. Tādēļ tiek izdarīta atlase, kurus datus automatizēt un kurus ne.

Darbs ar privātajiem arhīviem

Šobrīd diezgan ierobežota ir arhīvu darbība ar privāto personu arhīviem. Lai arī likums par arhīviem it kā paredz šādu darbību, ir daudzi citi normatīvie akti, kuri šo darbību ierobežo. Ja ir vienošanās ar privātu fizisko vai juridisko personu, ka viņi vēlas nodot savus dokumentus arhīvā, tad tiek slēgts dāvinājuma līgums, kurā iekļauti visi nosacījumi, kas ir svarīgi un izdevīgi gan arhīvam kā valsts pārstāvim, gan dāvinātājam kā privātai personai. Privātā persona, piemēram, var iekļaut tur savus dokumentu izmantošanas noteikumus. Dāvinājuma līgumā tiek ietvertas visas juridiskās normas, kas var skart gan autortiesību un blakustiesību jautājumus, gan īpašumtiesības — jābūt pārliecinātam, ka dokumentiem ir tikai viens īpašnieks. Visi iesniegto dokumentu īpašnieki deleģē arhīvam pilnas tiesības rīkoties tālāk ar šiem dokumentiem, protams, ievērojot autortiesības.

Arvien populārāka Latvijā kļūst depozitārā glabāšana. Privātajā sektorā ir ļoti daudz nelielu uzņēmumu, bet arhīvu uzturēšana ir ļoti dārga. Tad tie meklē iestādes, kas būtu speciāli iekārtotas dokumentu uzglabāšanai, piemēram, valsts arhīvus. Tātad uzņēmumi atved uz arhīvu dokumentus, savukārt arhīvs dod tiem dokumentu glabāšanai piemērotu telpu, kur notiek visas temperatūras un mitruma regulēšanas procedūras. Arhīvi iegūst šos dokumentus uz laiku, kas ir līgumā noteikts un var būt ļoti dažāds. Līgumā ir arī noteikts, vai arhīvi var un cik lielā mērā var izmantot šos dokumentus.

Katrīna Ducmane, Astrīda Peka

Latvijas Vēstnesis, 18.07.2001  Nr. 29 (133)

atpakaļ uz Noziegumi pret cilvēci